O momento da troca de gestão, seja da administradora ou do síndico, sempre pede muita atenção. É imprescindível que alguns procedimentos sejam seguidos.
Para que a transição seja a mais tranquila e transparente possível, siga o check-list abaixo. Ele oferece a lista de toda a documentação necessária para um estudo completo da saúde atual do condomínio.
Também é importante frisar que as administradoras de condomínio pedem um período de 30 a 60 dias para finalizar a prestação de serviços, dependendo do que está previsto em contrato.
Administradora

DOCUMENTOS
Na transição de gestão e troca de empresas a atual deve entregar todos os documentos que provem a administração. Devem integrar a pasta de prestação de contas, principalmente:
Guias de recolhimento e pagamento de encargos sociais;
Benefícios Trabalhistas e Tributos;
Comprovantes de Pagamentos de Contas;
Circulares entregues;
Cartas de comunicação;
Cadastro atualizado de condôminos, com respectivos endereços e frações ideais;
Livro de Atas;
Cartão do CNPJ;
Convenção Condominial e Especificação;
Relatório da Última Emissão de Boletos;
Livro de Registro de Empregados e Balancetes

PROCEDIMENTOS
Toda documentação deve ser repassada para a nova empresa, como também uma carta com a listagem de todos os documentos entregues, protocolada pelo síndico.
Os documentos não devem ficar sob o poder da administradora antiga. A atual pode notificá-la dando um prazo para a regularização e envio dos documentos, sob pena de ação de busca e apreensão.
Irregularidades na gestão anterior são graves problemas para a gestão atual. Quando o condomínio suspeita de irregularidades conduzidas por má fé da administradora, deve acionar uma auditoria externa com aprovação em assembleia.
A administradora comunica ao síndico as irregularidades, e este, após deliberação do conselho ou de assembleia geral, poderá constituir advogado e entrar com uma ação judicial ou extrajudicial.
De acordo com o artigo 1347 do Código Civil, compete ao síndico “dar imediato conhecimento à assembleia da existência de procedimento judicial ou administrativo, de interesse do condomínio”.
Toda a documentação de um modo geral deve ser arquivada durante 5 anos, apenas a documentação relativa a FGTS e INSS que deve ser guardada por 35 anos.

Síndico

DOCUMENTOS
Fazer uma troca de bastão entre as gestões é fundamental para que haja tranquilidade -tanto para quem está chegando, como para quem está deixando o cargo.
Nesse momento, é muito saudável que haja uma conversa entre essas duas pessoas, para esclarecer qualquer dúvida que possa surgir, como relacionada a uma obra em andamento no condomínio.
Além disso, na troca de gestão do síndico, o anterior deve entregar todos os documentos referentes à sua administração, principalmente:
Apólices de Seguro;
Cartão de CNPJ;
Folhas de Ponto de Funcionários;
Laudos PCMSO/PPRA;
Livro de Inspeção do Trabalho;
Escritura de Convenção;
Regulamento Interno; Livros de Atas de assembleia;
Contratos(manutenção etc);
Pastas de Prestações de Contas;
Planilhas de Orçamentos;
Plantas do Condomínio;
Certificados Operacionais e Ocupacionais (PPRA, PCMSO, PDSA-Proteção de surtos atmosféricos, Higienização de Reservatórios de Água, Desobstrução e limpeza de Caixas de Gordura, Desinsetização);
Comprovantes de pagamentos efetuados (notas fiscais)

PROCEDIMENTOS:
É de praxe que, ao entregar a pasta com todos os documentos, o síndico faça uma carta contendo a relação de tudo que está sendo entregue, e protocole para que não haja erro ou perda de algum documento.
Não é correto o síndico que deixa o cargo reter algum documento. Caso isso aconteça, o atual deverá comunicar a ausência dos documentos e amigavelmente solicitar a entrega.
Ao se constatar irregularidades na documentação da gestão anterior, deve-se pedir esclarecimentos ao síndico responsável por tais erros.
Se não houver nenhuma justificativa plausível, leva-se a questão ao Conselho.
Sendo comprovado que o erro poderá ser reparado e não houve má-fé, fica resolvido, caso contrário deve-se convocar uma assembleia.
A assembleia aprovando, o condomínio entra com uma ação contra o síndico anterior
Fonte: sindiconet.com.br